نصائح مفيدة

ميزات تنظيم المؤتمر

Pin
Send
Share
Send
Send


يسمح لك المؤتمر بجمع أشخاص يمثلون مجموعة أو مجتمع معين لمناقشة الموضوعات ذات الاهتمام وتبادل الخبرات.

عادة ما يتم تنظيم المؤتمر من قبل شخص أو وكالة مكرسة ، وتشمل مهامه التنظيم المهني للمؤتمر ، والتي يجب أن تفي بالمتطلبات والأهداف الضرورية للمؤتمر المخطط.

ليس شكل حدث كالمؤتمر شيئًا جديدًا في العالم الحديث ؛ فقد عقدت أحداث مماثلة قبل عصرنا بوقت طويل. في السابق ، كان بإمكان النبلاء والفلاسفة والعلماء الحضريين فقط المشاركة في مثل هذه الأحداث. يمكن لأي شخص الآن المشاركة في المؤتمر كمتفرج ، فضلاً عن متحدث.

الاستعدادات للمؤتمر

بعد تحديد موضوع المؤتمر وتعريف الجمهور المستهدف ، يجب عليك التعامل مع عملية التحضير للحدث. قد تستغرق هذه العملية من عدة أشهر إلى سنة واحدة ، حسب حجم الحدث وتعقيد الموضوع. على سبيل المثال ، إذا كنت تخطط لتنظيم مؤتمر علمي ، فعليك أن تفهم أن المتحدثين سيحتاجون إلى إعداد مواد علمية شاملة ، وربما إجراء نوع من البحث العلمي ، الذي ستقدم نتائجهم إلى المؤتمر.


تتطلب المنظمة الاحترافية للمؤتمر من منظم الخبرة والمعرفة الممتازة للصناعة في تنظيم هذا التنسيق للأحداث ، لأن أي خطأ يمكن أن يدمر الحدث ، ويكلف الكثير. في الواقع ، هناك العديد من الأحداث التي ستذهب إلى مثل هذه الأحداث ، ومن الأفضل ألا يخيب ظن هذا العدد من الأشخاص ، حيث يمكن تقويض السمعة بسرعة كبيرة من قبل كل من منظم الحدث والمتحدثين.

فكيف لتنظيم مؤتمر مهنيا؟

تطوير برنامج المؤتمر

يتضمن تطوير برنامج المؤتمر دراسة مفصلة للبرنامج لكل يوم من أيام المؤتمر ، بالإضافة إلى اختيار المشاركين. وفقًا لموضوع المؤتمر ، يتم تحديد تكوين المتحدثين ، ويتم تحديد طرق إقامة التواصل مع كل مشارك ، ويتم إبلاغهم بشروط المشاركة في المؤتمر. ضع في اعتبارك أن التحضير لمؤتمر للمتحدث هو مضيعة للوقت ، لذلك عليك أن تفكر مقدمًا في الفائدة التي سيحصل عليها المتحدث من التحدث في المؤتمر. يمكن أن تكون الفائدة إما مادة أو نوع آخر. إذا كان مؤتمرك بتنسيق غير تجاري ، فأنت بحاجة في هذه الحالة إلى توفير أقصى دعم معلومات لكل متحدث أثناء التحضير للمؤتمر ، وكذلك بعد المؤتمر.

تشمل الدراسة التفصيلية لبرنامج كل يوم من أيام المؤتمر ما يلي:

  • وضع جدول أيام المؤتمر - ما يحدث في كل فترة زمنية محددة ،
  • تحديد الوقت المناسب لكل متحدث للتحدث وإعداد كتيب لكل مشارك في المؤتمر ،
  • إدراج إلزامي لفترات الراحة والتواصل بين المشاركين والوجبات الخفيفة. إذا استمر المؤتمر طوال اليوم ، فعليك الحرص على توفير الطعام لجميع المشاركين في المؤتمر: استراحات القهوة ، الغداء.

تطوير خطة الترويج للمؤتمر

يجب أن يتم تنفيذ خطة الترويج للمؤتمر من قبل المسوّق الذي تتمثل مهمته في إعلام الجمهور المستهدف بالمؤتمر المخطط له. إذا كان المؤتمر واسع النطاق ، فعليك أن تجند دعم الوسائط ، حيث يمكنك هنا التواصل مع مدير العلاقات العامة مع العلاقات الإعلامية.

يحتاج المسوق إلى التفكير في استراتيجية للترويج للحدث بطريقة تجذب أكبر عدد ممكن من الناس من المجموعة المستهدفة.

في الترويج للمؤتمر ، يمكنك توصيل كل من أساليب التسويق القياسية - أدوات التسويق دون اتصال بالإنترنت ، وأدوات التسويق عبر الإنترنت. عند استخدام أدوات التسويق عبر الإنترنت ، يمكنك استهداف الجمهور المستهدف بشكل أكثر دقة ، مما يمكن أن يوفر تكاليف الإعلان بشكل كبير.

إذا تم دفع المشاركة في المؤتمر ، فيمكنك بيع تذاكر المشاركة مسبقًا. على سبيل المثال ، يمكنك إعلان خصم للدفع الكامل للمشاركة في المؤتمر قبل تاريخ معين. يمكن إدارة الخصومات بطريقة أقرب إلى تاريخ الحدث ، يصبح الخصم أصغر - مما يساعد على بيع حصة كبيرة من التذاكر قبل وقت طويل من يوم المؤتمر.

التنظيم الفني

التنظيم الفني للمؤتمر هو النقطة الأكثر أهمية تقريبًا ، لأنه بدون دعم فني احترافي للحدث ، من غير المرجح أن يتحقق النجاح.

ما هو مدرج في ذلك:

  • اختيار الموقع للمؤتمر. هنا يجب أن تسترشد بعدد المشاركين المخطط ، لأن هذا مهم للغاية. يجب أن يكون كل مشارك في المؤتمر مريحًا ومريحًا في الجلوس والمشاهدة والاستماع. لذلك ، يجب أن تحسب بعناية قدراتك ،
  • المطاعم في المؤتمر. عند التخطيط للجدول الزمني لكل يوم من أيام المؤتمر ، يجدر الانتباه بشكل خاص إلى استراحات الطعام - استراحات القهوة أو الغداء أو العشاء. للقيام بذلك ، يجدر تسليط الضوء على غرفة خاصة حيث يتم إعداد الطاولات مع الطعام مسبقًا ، وكذلك نوادل لتقديم المشروبات. لتنظيم الغداء ، بالطبع ، يجب أن يحتوي المبنى على غرفة لتناول الطعام أو مقهى حيث سيتم تنظيم الوجبات الساخنة. لكي يتمكن كل مشارك من الدخول إلى غرفة الطعام ، تحتاج إلى إعداد كوبونات طعام مخصصة يتم إصدارها عند التسجيل لحضور المؤتمر ،
  • المعدات الفنية للمؤتمر. في هذه الحالة ، يجدر الاتصال بشركة متخصصة تعمل في تأجير المعدات للأحداث التجارية.

ما هي المعدات اللازمة:

في Rentforall ، يمكنك طلب حل إيجار لتنظيم مؤتمر في موسكو ، والذي يسمح لك بتوفير صوت وضوء احترافيين في الحدث.

  • صدقة. يمكن أن تشمل الكتيبات مع برنامج المؤتمر ، الوسائل البصرية ، جهاز كمبيوتر محمول للكتابة بقلم ، مجلد ، وكذلك المواد الإعلانية لرعاة المؤتمر. يجب أن تكون جميع النشرات جيدة النوعية وأن يتم إعدادها بأسلوب شركة واحد للمؤتمر.

شاهد الفيديو: كيفية الحصول على دعوة رسمية من معرض او مؤتمر من اجل الفيزا (كانون الثاني 2021).

Pin
Send
Share
Send
Send