نصائح مفيدة

كيفية تنظيم تخزين الوثائق الرئيسية

Pin
Send
Share
Send
Send


تنظيم التخزين ليس فقط اتجاهًا عصريًا ، ولكنه أيضًا ضرورة في ظروف العالم الحديث. الأبوة والأمومة أو العمل أو تحضير العشاء أو مقابلة الأصدقاء في المقهى - كل هذا يستغرق وقتًا طويلاً. في تنظيم القضايا المحلية غالبا ما لا يكفي.

لا تقل أهمية عن مسألة تخزين الأوراق والمستندات. كم من الوقت سيستغرق البحث في استلام العام الماضي عن الضوء؟

من السهل التنظيف والتخلص من المستندات الإضافية. يكفي الاستفادة من توصيات ماري كوندو ، وهي مؤلفة معروفة لمنهجية تنظيم الفضاء.

فئات المستندات

يوصي خبير تنظيف منزلي ومؤلف كتب شهير بتحديد ثلاث فئات من المستندات:

تتضمن المجموعة الأولى المعلومات الضرورية طوال الحياة. الثاني - جميع أنواع الوثائق ذات الصلة حتى تاريخ معين. المجموعة الثالثة هي كل ما يخضع للتدمير.

توصي Mari Kondo بتخزين المستندات في صواني رأسية ، مما يوفر مساحة كبيرة.

نظام هذا المؤلف الشهير مثالي ، ولكن للتطبيق في ظروف الواقع الروسي ، فإنه يتطلب بعض التغييرات التي تأخذ في الاعتبار التشريعات الحالية وتقاليد إدارة المستندات.

سيتم تقليل الوقت اللازم للبحث عن المستندات عن طريق إدخال فئات فرعية إضافية للمجموعة الثانية:

  • الممتلكات: تشمل عقود البيع للعقارات والسيارات ، بوليصة التأمين ، شهادات من BTI ، شرطة المرور ، إلخ.
  • الصحة: ​​عقود التأمين والسجلات الطبية والبيانات والأزمات وغيرها.
  • المالية: الاتفاقيات المتعلقة بفتح حساب مصرفي وإيداع وإيصال سداد القرض والشهادة والبيان.
  • الضريبة: إيصالات الدفع ، الإقرارات الضريبية ، إلخ.

في معظم الحالات ، هذه الفئات الفرعية الأربعة كافية.

إذا كان هناك 5-20 صفحة في الحزمة ، فلا تقسمها إلى مجموعات إضافية. يستغرق العثور على المستند الصحيح دقائق. إذا كان هناك أكثر من 30 ورقة في حزمة ، فقم بدراسة محتويات كل منها وتحديد ما يمكن حفظه إلكترونيًا وما يمكن تمييزه في فئة فرعية إضافية ، على سبيل المثال ، المراسلات مع شركة معينة ، والعقد ، وغيرها من الوثائق عند إجراء مدفوعات التأمين.

تبقي إلى الأبد

تشمل هذه الفئة جميع الوثائق التي تصدر مرة واحدة في العمر:

  • شهادات الميلاد والوفاة ،
  • جواز سفر
  • كتب العمل
  • شهادات التقاعد
  • شهادات الزواج والطلاق ،
  • نسخ من الوصايا ، توكيل ،
  • وثائق التبني.

في حالة الخسارة ، يستغرق استردادها وقتًا وجهدًا كبيرًا.

الحصول على آمنة

يتطلب تخزين المستندات "الأبدية" الامتثال لقواعد معينة للسلامة. الخزانات المتخصصة في المنزل تشغل مساحة كبيرة. النظر في شراء خزنة مضادة للحريق أو استئجار خلية البنك.

قم بمسحها ضوئيًا واحفظ النسخ الاحتياطية في "التخزين السحابي". حتى تتمكن من الوصول عن بعد وفي أي حالات الطوارئ. لا تنس التدابير الأمنية: استخدم كلمات مرور قوية لن يتمكن الأشخاص الآخرون من التقاطها.

حافظ على 3 سنوات

وفقًا للتشريع الروسي الحالي ، في كثير من الحالات ، يكون قانون التقادم 3 سنوات. لذلك ، يجب تخزين بعض المستندات خلال هذه الفترة.

على سبيل المثال ، تم إبرام اتفاقية قرض. تم الدفع الأخير في ديسمبر 2018. في مثل هذه الحالات ، يوصى بالاتصال بالبنك للحصول على مستخرج وشهادة السداد الكامل للدين. يجب الاحتفاظ بجميع المستندات: العقود والإيصالات والاستخراج والشهادة حتى يناير 2022. في حالة مطالبات البنك أو الجهات الخارجية ، يمكنك تأكيد حقيقة السداد ونقص الديون.

الوضع مشابه للمستندات الضريبية. فترة الحد هي أيضا 3 سنوات. خلال هذه الفترة ، يجب الاحتفاظ بإيصالات الدفع والإقرارات الضريبية والمستندات التي تؤكد الحق في تلقي الخصومات أو المزايا.

يجب أن يشمل هذا أيضًا:

  • عقود بيع العقارات أو المركبات (إذا كانت تستخدم لحساب الضرائب عند ملء الإعلانات) ،
  • اتفاقات الرهن العقاري
  • السجلات الطبية (بما في ذلك الفواتير والإيصالات والوصفات وعقود التأمين) ،
  • المستندات التي تؤكد بيع العملات والذهب والأصول الأخرى.

إذا لم يتم استخدام عقود بيع العقارات أو السيارات لملء الإقرار الضريبي ، فيجب أن تظل أقرب ما يمكن إلى العقود "الأبدية" طوال فترة ملكية العقار بأكملها.

ومن المهم أن: يجب فحص جميع الإيصالات ورقمنتها أو نسخها ضوئيًا بشكل دوري. والحقيقة هي أنه بعد فترة قصيرة من الزمن ، يتلاشى الحبر عادة ، وهذا يهدد بفقدان تأكيد المعلومات حول الدفعة التالية ، على سبيل المثال ، على سبيل المثال.

مستندات التاريخ الثابت

يجب أن تتضمن هذه الفئة العقود والمستندات التي تشير إلى وجود فترات ضمان: لتركيب النوافذ البلاستيكية والأبواب وأجهزة إنذار الحريق وخدمات إصلاح الغرف وشراء الأجهزة المنزلية.

فرزها حسب الملف ، والفرز حسب النوع وتاريخ الانتهاء. إن أمكن ، قم بمسحها ضوئيًا وتخزينها إلكترونيًا.

تخزين 30-45 يوما

هذه المجموعة تشمل:

  • بيانات بطاقة الائتمان
  • الشيكات الصراف الآلي
  • فواتير الخدمات والهاتف.

يمكن التخلص من الشيكات من أجهزة الصراف الآلي والبيانات المصرفية فور التحقق من المعلومات. يجب أن تصنف الشيكات التي تؤكد دفع المرافق في الفئة السابقة. تخزينها بشكل أفضل عن طريق الفرز حسب التاريخ.

ومن المهم أن: جميع الكتيبات ، الكتيبات ، قصاصات الصحف المطلوبة حقًا يتم مسحها ضوئيًا وتخزينها إلكترونيًا. في هذه الحالة ، سيتم تخفيض حجم الأوراق المالية بشكل كبير. يمكن تنزيل إرشادات الأجهزة المنزلية والإلكترونيات عبر الإنترنت ، ويمكن تجاهل الإرشادات المطبوعة.

يعد فرز المستندات المالية عملية بسيطة إلى حد ما إذا حددت فترة صلاحية أنواع معينة من المستندات. سيوفر التدقيق الدوري وقتًا في العثور على الإيصال الصحيح ويوفر لك من أحجام الأوراق المالية غير الضرورية.

تنظيم التخزين

يمكن تخزين جميع المستندات ، باستثناء "الأبدية" ، في ملفات أو مجلدات ، مقسمة إلى فئات وفئات فرعية وترتيبها حسب التاريخ.

يمكنك طلب مكتب ، حيث سيتم تصميم صندوق واحد لتخزين المستندات.

استخدم قوة التصور: حدد مراسلات اللون والموضوع.

  • التمويل أخضر
  • الخاص الأرجواني
  • العقارات والمركبات - الأصفر ،
  • السجلات الطبية - الأزرق ،
  • الضرائب حمراء.

تتطلب هذه الطريقة استثمارًا صغيرًا في شراء ملصقات أو ملفات أو مجلدات مغلف بألوان معينة ، ولكن هذا سيقلل الوقت الذي تقضيه في عمليات البحث وتنظيم المستندات.

جرد

يمكنك التحقق من الوثائق ذات الصلة مرة واحدة في السنة أو ستة أشهر. سيساعد هذا النهج في الحفاظ على ترتيب المستندات وأهميتها.

لا تنس القدرة على تخزين جميع المستندات في شكل إلكتروني. تضمن التقنيات الحديثة ومتطلبات الأمان سلامة وسرية المعلومات في حالة عدم وجود أكوام ضخمة من الأوراق.

تخزين المستندات في المنزل

بادئ ذي بدء ، تحتاج إلى تقييم الموقف - الدرجة التي يتم بها إهمال مكتب منزلك. هناك ربات بيوت يخزنن حرفياً كل قطعة من الورق وإيصالات الطعام والشهادات. لكن لكل وثيقة نظامها الأساسي الخاص بالقيود - من أسبوعين إلى ما لا نهاية.

عندما حاولت فهم هذه المشكلة ، واجهت معلومات متضاربة فيما يتعلق بالمقتطفات والشهادات والإعلانات. لذلك ، لا تهتم وتحدد العمر الافتراضي للوثائق من أولئك الذين يصدرونها مباشرة.

ولكن بطبيعة الحال ، يجب أن تظل وثائق شقة ، وشهادات ، و TIN ، وجوازات السفر سليمة. بالمناسبة ، يتم أحيانًا كتابة فترة على الشهادات والأوراق التي سيكون لها خلالها قوة قانونية أو قانونية.

بالنسبة للشيكات للأجهزة المنزلية المشتراة ، كل شيء أكثر بساطة هنا. ستكون صالحة فقط خلال فترة الضمان. لكن لا يزال الخبراء في هذا المجال يوصون برعايتهم طوال الوقت ، حتى تخلصوا منه. ينطبق هذا بشكل أساسي على المعدات الكبيرة الحجم ، على سبيل المثال ، أجهزة التلفزيون باهظة الثمن ، والثلاجات ، والأدوات الآلية وما إلى ذلك.

أنا شخصياً أحتفظ بإيصال الدفع بناءً على نصيحة محامٍ لمدة 3 سنوات ، على الرغم من أنه يبدو لي أكثر من اللازم. لكن إلى أين تذهب ، كل شيء يحدث في الحياة. بشكل عام ، ما أريد أن أقول. اعتن بسلامة وأمن مستنداتك واتبع هذا بحكمة.

كيفية تنظيف الوثائق؟

الخطوة 1. جمع كل ورقة في كومة. معدل تعقيد الوضع برمته. شخصياً ، تشغل جميع مستنداتي المنزلية صندوقًا متوسط ​​الحجم. لا يوجد شيء لا لزوم له.

الخطوة 2. فرز الورق إلى فئات. أقترح بهذه الطريقة:

  • وثائق لشقة
  • مستندات طبية
  • ضريبة
  • ائتمان
  • إيصالات الدفع
  • الشيكات وبطاقات الضمان وهلم جرا

يمكنك توزيعها بالنسبة لأفراد الأسرة (وثائق أمي ، أبي ، أطفال ، وما إلى ذلك). العام أيضا المشرق ، كما في المثال السابق.

الشيء الرئيسي هو أنك مرتاح وفي أي لحظة يمكنك العثور على الورقة التي تحتاجها. يجب دمج الفرز مع جمع القمامة والتخلص مما لم تعد هناك حاجة إليه. ماذا ، ولكن المنشورات ، ينبغي إرسال الكتيبات على الفور إلى الصندوق.

إذا كانت لديك أي شكوك حول هذا الأمر ، فضعه جانباً. معرفة حياتهم الجرف في أقرب وقت ممكن. بالنسبة لبطاقات العمل ، يمكن وضعها في منظم خاص أو صندوق صغير.

الخطوة 3. اختيار طريقة التخزين. وكقاعدة عامة ، يستخدمون في أغلب الأحيان مجلدات تحتوي على ملفات لتخزين المستندات في المنزل. يمكن إدخالها بشكل منفصل أو بالفعل مع غطاء. هذه الطريقة لتنظيم الأوراق مريحة للغاية. يمكنك شراء العديد من هذه المجلدات وتعيين كل منها إلى واحدة من الفئات (الضرائب والمستندات الطبية وما إلى ذلك).

مجلدات الحافظة تكون قادرة على التعامل مع هذه المهمة. من المريح ليس فقط تخزين المستندات فيها ، ولكن أيضًا أخذها معك.

كقاعدة عامة ، هناك مكان صغير على مثل هؤلاء المنظمين حيث من الممكن عمل توقيع. إذن أنت بالتأكيد لن تخلط بينه وبين الفئات الأخرى. الأفضل من ذلك ، تعيين لون لكل نوع من الورق. على سبيل المثال ، توجد المستندات الموجودة في المنزل في المجلد الأحمر ، والشهادات الطبية ، والبطاقات ، وما إلى ذلك ، باللون الأخضر ، والأوراق الضريبية باللون الأزرق.

هناك طريقة أخرى لتنظيم تخزين المستندات في المنزل وهي خزائن الملفات التي تحتوي على أقسام. يمكن أن تكون الأوراق في هذه الحالة بشكل رئيسي في ملفات أو مجلدات رقيقة - مجلدات. في هذه الحالة ، فإن لوحات خاصة مع نتوءات ، حيث يمكنك تسجيل أنواع الوثائق ، هي فارز. هذه الأجهزة ليست رخيصة. ولكن يمكنك أن تفعل ذلك بنفسك. على سبيل المثال ، كفواصل ، خذ الورق المقوى الملون الكثيف وقطع الحافة. وبالتالي ، لن تقوم فقط بتنظيم تخزين الأوراق المنزلية الخاصة بك ، ولكن أيضًا توفير المال.

حسنًا ، الخيار الأخير الذي أريد أن أقدمه لك هو الصناديق. من حيث المبدأ ، يمكنك وضع نفس المجلدات والملفات فيها ، أي دمج عدة طرق تخزين. لكن الآن أتحدث قليلاً عن شيء آخر. على سبيل المثال ، لا تكون الرسائل والإيصالات الخاصة بالدفع بتنسيق قياسي تمامًا ، عندما لا تتناسب بشكل خاص مع حجم المجلد ، خاصةً عندما يكون هناك الكثير منها. ثم صناديق صغيرة بسيطة سيأتي لانقاذ. أنها مريحة للغاية للطي المستندات الصغيرة.

الخطوة 4. حان الوقت للتفكير في مكان للأوراق المالية الخاصة بك. بادئ ذي بدء ، يجب أن يكون الوصول إليها من قبل الغرباء والضيوف. هذا مخفي عن أعين المتطفلين. يمكن أن يكون هذا خط نصفي أو رفًا علويًا فوق سطح المكتب أو خزانة أو درجًا ، ويفضل أن يكون مغلقًا بمفتاح. بالنسبة لأولئك الذين لديهم أطفال ، يجدر أيضًا التفكير فيما إذا كان سيتمكن الأطفال من الوصول إلى الأوراق المالية. بعد كل شيء ، إنهم أناس فضوليون ، وفي كل مكان يمكنهم استخدام أيديهم الصغيرة.

يجب عليك أيضًا عدم اختيار الأماكن المشمسة ، على الرغم من عدم إمكانية وصول الأطفال إليها. من الرطوبة والشمس ، يمكن أن تتلاشى الأوراق وتتدهور.

واحد فارق بسيط أنني نسيت أن أذكر. قم بإنشاء مجلد حيث سيتم تخزين جميع النسخ من أهم المستندات ، على سبيل المثال جوازات السفر وبوالص التأمين وشهادات التقاعد والمستندات الخاصة بالشقة وما إلى ذلك. إذا كنت بحاجة ماسة إلى نسخ ، ولكن ليس لديك آلة نسخ في متناول اليد ، فليس هناك ما يكفي من الوقت ، فإن هذه الحيلة ستوفر عليك.

حسنًا ، والأخير ، لا تنسحب مع هذه الكومة من الأوراق التي تسببت في شكوك حول مدة الصلاحية. بمجرد التعامل مع هذه الحالة ، ضعها على الفور في أماكنها. بعد كل شيء ، الآن لديك تخزين المستندات في المنزل نظمت على أعلى مستوى!

وكيف تسرق الورق؟ مشاركة أسرارك! اترك تعليق! اراك قريبا!

خطوة واحدة - التقييم والخطة

أولاً ، قمت بتجميع استبيان بنفسي وأجبت عليه ، على سبيل المثال ، بعض الأسئلة والأجوبة منه:

لماذا تحتاج إلى منظمة؟

بحيث تكون مريحة وجميلة للجميع في منزلي ، وكذلك سيكون من المناسب العثور بسرعة على الشيء الصحيح لجميع أفراد الأسرة.

منذ متى وأنت في حالة من الفوضى؟

الفوضى في الوثائق لمدة عام أو نحو ذلك - تتراكم تدريجيا بعد ولادة الطفل الثالث ، قبل أن يتم تنظيم كل شيء بعناية.

ما هي عقبة الحفاظ على النظام في رأيك؟

افتقار أمي إلى وقت الفراغ ونظام تخزين متخلف.

هل تبذل الأسرة جهوداً للحفاظ على النظام؟

أنا فقط أحضر الطلبات إلى الأوراق ؛ زوجي ، وأنا أستخدمها ، يعيد الأوراق إلى مكانها ، لكن ليس دائمًا.

هل لديك أي احتياجات منظمة خاصة؟

بحيث يمكن العثور على المستندات بسهولة لكل مني وزوجي

أي منظمة في منزلك تعمل بشكل جيد؟

في وقت سابق ، عندما وضعت جميع الوثائق الواردة في الوقت المحدد - كان هذا النظام يعمل بشكل جيد. كل شيء للآباء. يتم التوقيع على الآباء. مجلد منفصل واحد مع أهم الوثائق.

ما يعمل بشكل سيء أو لا يعمل على الإطلاق؟

مجلد مؤقت منفصل للطي المستندات الواردة ، فقد أصبح تخزين دائم لجميع الوثائق لهذا العام.

ماذا تريد أن تحصل نتيجة لذلك؟

نظام تخزين مستندات منظم جيدًا يسهل فيه العثور على المستند الصحيح ، سواء بالنسبة لي ولزوجي ولأي قريب آخر.

ما الصعوبات المتوقعة؟

  • المستندات التي لم يتم تحليلها للعام بأكمله
  • لا يتم تخزين المستندات في مكان واحد
  • لديّ طفل يبلغ من العمر عامًا واحدًا يمكنه كسر جميع المستندات إذا تم تنظيمه معه (يمكن للطفل العادي أن يبدي اهتمامًا بما يحدث ويبدأ في "مساعدة" أمي.

كيف يمكن التغلب عليها؟

قم بتنظيم المراحل التي يكون فيها الأطفال إما نائمين أو خارج المنزل (المشي مع الأب أو الجدة ، أو زيارة جدتهم ، في غرفة أخرى)

بعد ذلك ، وضعت خطة مفصلة للمنظمة ، بناءً على إجابات الاستبيان. لقد حددت الجداول الزمنية لكل مهمة ، وربط الخطة بالمواد التنظيمية والميزانية المتاحة.

المواد التنظيمية التالية كانت متاحة لي:

  • العديد من المجلدات مع الملفات ،
  • ثلاثة مجلدات مكتب مع حلقات ،
  • عدة مجلدات
  • مجلد كبير على القفل للوثائق الهامة ،
  • العديد من الملفات
  • مجلدات بلاستيكية بألوان وأحجام مختلفة ،
  • ملصقات لتحديد الهوية ،
  • منظم بلاستيكي واحد.

لقد اضطررت للتو إلى شراء ثلاثة من منظمي الورق المقوى الكبيرة وفقًا لخطتي ، وهو ما قمت به.

تخزين الوثائق في المنزل: تنظيف الأوراق

في عصر تسجيلاتنا وتقنياتنا على الإنترنت ، يبدو أن السؤال "إلى أين ذهب هذا الكتاب الأزرق الصغير ؟!" ، لا ينبغي أن يقلق أي أحد من حيث المبدأ. ومع ذلك ، هذا ليس كذلك. الآن ، غالبًا ما تتمتع قطع الورق المختلفة بوضع ذاكرة رائعة ، والتي أريد حقًا الاحتفاظ بها إلى الأبد. يمكن أن تكون قشور من التذاكر إلى الأراضي البعيدة ، أو دعوة إلى المسرح أو مجرد ملاحظة صغيرة حلوة تركها شخص ما على الطاولة. بمرور الوقت ، يتزايد عدد "الودائع" الورقية هذه وينمو ويتحول الغرفة بهدوء إلى مستودع. وماذا يمكن أن نقول عن الأشخاص الذين يحبون كتابة الرسائل على الملصقات ، وتعليقها هنا وهناك. لقد وجدنا ثماني أفكار لتخزين الأوراق ، مما يتيح لك عدم فقد مستند مهم واحد وفي نفس الوقت تنظيم المساحة في الغرفة.

المحتويات:

إن مجلد الأوراق هو أول ما يتبادر إلى الذهن عند التفكير في تخزينها ، خاصة إذا كانت الأغلبية أوراق عمل. المجلد مناسب لأنه يسمح لك بترتيب الورق بترتيب معين وحسب التصنيف ، بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تخزين الورق ذي الأحجام المختلفة فيه.

يمكن صنع المجلدات بألوان وتصاميم متنوعة ، بحيث تتلاءم بسهولة مع مساحة أي سطح مكتب. بالإضافة إلى ذلك ، فهي واسعة جدًا ولا تشغل مساحة كبيرة ، لذا ستكون حلاً ممتازًا إذا كان لديك الكثير من الأوراق ، ولكن لا يوجد مكان للتجول بها على الإطلاق.

سلة الورق هي حل عملي للغاية وكذلك متعدد المتغيرات. حسب المكان الذي تنوي وضعه فيه ، يتغير تصميمه الخارجي أيضًا. Если бумаги должны быть всегда под рукой, лучше остановить выбор на прозрачной корзине: так вы будете видеть, что и где лежит.

Если вы просто хотите убрать бумажки с глаз долой, но выбросить их не поднимается рука, можно купить корзину с более плотным плетением, по цвету гармонирующую с интерьером. يمكن وضعه على خزانة أو تحت طاولة ، لكننا ننصحك بتسجيله حتى لا تنسى ما وضعته هناك.

2 خطوة - فرز الوثائق حسب الفئات

في البداية ، وصفت فرزًا ممكنًا على الورق ، وربطته بالهيكل الحالي ، وتغير قليلاً.

لقد فعلت ذلك دون الكمال: بتفاصيل كافية ، ولكن على ورقة بسيطة في دفتر ملاحظات في دقيقتين.

إليك كيف بدا الأمر:

ثم بدأت في تقييم مقدار العمل.

فيما يلي صور لما أحتاجه للقيام بذلك:

نعم ، كان لدي دائمًا الكثير من الأوراق: أسرتي كبيرة ، وهناك وهناك الكثير من المجالات التي احتاجها شخصيًا إلى الاحتفاظ بالأوراق.

3 خطوة - التقليل

قائمة سريعة لإعادة تدوير المستندات:

  • البريد غير المرغوب فيه - لم يكن هذا
  • كتالوجات الإعلان - رمي بعيدا على الفور
  • الإعلانات والكتيبات - رمي على الفور
  • المجلات التي مضى عليها أكثر من شهرين ، إذا كانت الخطط لا تحتوي على مجموعة للعودة إلى المنشورات الضرورية - لدي مجموعة واحدة وواحدة لزوجي ، فإن المجموعات منظمة بشكل جيد. يتم مراجعة المجلات بشكل دوري.
  • كوبونات منتهية الصلاحية ، ضمانات ، دعوات - لا يوجد مثل هذا
  • لقد قمت بمراجعة الكتيبات الخاصة بتشغيل المعدات التي لم تعد موجودة أو التي تم كسرها أخيرًا - لم تكن هناك أدلة من هذا القبيل
  • الوثائق الهامة التي انتهت صلاحيتها - كان هناك عدد غير قليل
  • تم إعداد المستندات - كان هناك الكثير منها

3. حامل الورق

يعد حامل الورق مفيدًا لتخزين أدوات الورق التذكارية ، وكذلك لأجزاء الورق التي تحتوي على الهواتف أو نصائح الملاحظات الضرورية.

يمكن صنع الحامل بروح موجزة ومعقدة ، لذلك سيكون عنصرًا رائعًا في ديكور الغرفة.

إذا كان لديك بالفعل الكثير من الأوراق وكلها خصائص مختلفة تمامًا ، فإن الحل الصحيح هو تخزينها في صناديق ووضعها حسب الموضوع أو الحجم. بطبيعة الحال ، لا ينبغي أن تكون الصناديق صدى لشراء الأجهزة المنزلية - اختر طرازات مشرقة وغير قياسية تكمل الطراز الداخلي.

يتم أيضًا تصنيف الصناديق بشكل أفضل ، من يدري ، ماذا لو كنت ترغب في إعادة قراءة محتوياتها؟

خطوة 4 - وضع كل شيء في مكانه و 5 خطوات حاوية

لقد وضعت جميع الوثائق المتبقية في 3 أجزاء:

  1. المستندات التي أحملها دائمًا معي
  2. أهم الوثائق التي نتخذها معنا في حالات الطوارئ
  3. وثائق أخرى

الوثائق التي هي دائما معي، وضعت في مجلد صغير من البلاستيك الأخضر.

في هذا المجلد ، وضعت بشكل منفصل المستندات لكل ابنة على حدة في ثلاثة ملفات زرقاء.

في الأساس ، آخذ هذه المستندات معي عندما أذهب إلى مكان ما مع جميع بناتي.

لكن يمكنني أخذ المستندات فقط لإحدى الفتيات. الآن أصبح من السهل جدا وسريع القيام به.

أهم الوثائق التي نأخذها معنا في حالات الطوارئ.

قبل بدء المؤسسة ، تم تخزينها جميعًا في مجلد واحد على القفل وبدا كما يلي:

كانت المستندات جميعها معًا ، ولكن لم يكن من المناسب جدًا البحث عن المستندات اللازمة في هذا المجلد.

قمت بتصنيف هذه المستندات داخل المجلد إلى عدة فئات.

انها وضعت كل فئة في مجلد من البلاستيك لونها الخاص ، وقعت المجلد.

بعد ذلك ، وضعت بالفعل جميع المجلدات في نفس المجلد الكبير على القفل ، والذي يسهل حمله معك في حالات الطوارئ (حريق ، على سبيل المثال).

اتضح بارد جدا. يتم الآن العثور على المستند الصحيح في أقل من دقيقة. وليس لي فقط ، ولكن أيضا من قبل زوجي.

وثائق أخرى أنا أيضا فرزها في فئات ووضعها في مجلدات منفصلة من أشكال مختلفة.

المجلدات ، حتى لا تقع ، وضعت في المنظمين كبيرة من الورق المقوى.

نتيجة لذلك ، بدأ رف المستندات الخاص بي في الشكل التالي:

بشكل منفصل ، اهتمت بتنظيم تخزين المجلات والقصاصات والمطبوعات حسب نوع الهوايات. أحب التطريز وأكرس الكثير من الوقت لذلك.

نظمت التخزين حسب النوع: للخياطة والنسيج والتريكو على مفترق طرق ، والحياكة ، والتطريز ، وأنواع مختلفة أخرى من الإبرة (اللف ، سكرابوكينغ ، إلخ)

جميع وضعها في مجلدات منفصلة ، وقعت كل شيء بمساعدة ملصقات خاصة.

إليك كيف بدأت تبدو في النهاية:

الخطوة 6 - التخلص منها

كل الأوراق التي كنت بحاجة للتخلص منها ، تم تصنيفي على الفور إلى ثلاثة أجزاء خلال الخطوة الثانية:

1) يلف للرسم للأطفال ، وعلى الفور وضعت الأطفال في منظم خاص في غرفتهم ،

2) أوراق للتأجيج في الكوخ أو لجمع النفايات الورقية في المدرسة - معبأة هذه الأوراق في كيس كبير ، والتي أخذناها إلى الكوخ.

3) قمت بتمزيق بعض الوثائق المهمة مع التواقيع إلى قطع صغيرة وألقيتها في الصندوق.

الخطوة 7 - التخطيط لمزيد من الصيانة

بعد الانتهاء من تحليل جميع الأوراق ، أنشأت مجلدًا مؤقتًا للحسابات والأوراق للفرز.

ضع هذا المجلد على سطح المكتب الخاص بك. لجعل المجلد مناسبًا للتخزين ، اشتريت منظمًا مناسبًا خاصًا لسطح المكتب.

فيه ، أقوم الآن بتخزين المستندات للفرز ، وكذلك مذكراتي وبعض الكتب والدفاتر للاستخدام اليومي.

أنا قررت أن أفعل تفكيك المجلد المخزن المؤقت على الأقل 1 مرة في الشهر، من الناحية المثالية 1 مرة في الأسبوع (اثنان).

لكي لا تفوت وقت التحليل ، قمت بتعيين يوم ووقت معين لتحليل الأوراق.

إذا كنت تفكك مرة واحدة في الشهر, من المناسب بالنسبة لي القيام بذلك بعد دفع الفواتير ، أي بعد اليوم العاشر.

إذا كنت تفكيك الوثائق مرة واحدة في الأسبوع، من المناسب بالنسبة لي تحليل المستندات يوم الأربعاء.

حتى الآن ، منذ عدة أشهر ، تمكنت من الالتزام بهذا الأمر.

الحقيقة هي ، بينما أقوم بتحليل الوثائق ليس أسبوعيًا ، لكن مرة واحدة في الشهر في يوم 11.

هناك نقطة مهمة أخرى يجب تذكرها وهي التحكم في المستندات عند المدخل: أي تجاهل المستندات غير الضرورية فورًا.

أنا وزوجي نرمي الشيكات على الفور ، ونحن ندخلها في برنامج خاص. أتتبع بقية الأوراق مرة واحدة يوميًا عندما أجلس على مكتبي.

حتى الآن ، جميع الوثائق في حالة جيدة. النظام الناتج يعمل بشكل جيد! وهذا رائع!

لذا قمت بتنظيم تخزين المستندات في المنزل. كيف تحفظ مستنداتك؟

يرجى حصة في التعليقات أدناه انطباعاتك من المقال وتجربتك الشخصية.

5. مجلس منظم

حلاً مثاليًا لأولئك الذين يقضون وقتًا طويلاً على سطح المكتب الخاص بهم ، لذلك فهم مهتمون دائمًا بالعثور على ملصق مفقود أو إيصال ضروري.

يمكن صنع لوحة المنظم بمجموعة متنوعة من الأشكال ، بدءًا من الإطار الذي يتم إرفاق الملاحظات به أزرار وتنتهي بأدراج متعددة الوظائف ولوحة مغناطيسية. كل هذا يتوقف على ما هو أكثر ملاءمة لك شخصيا.

6. خزانة صغيرة من الأدراج

تعد خزانة الأدراج الصغيرة حلاً أنيقًا للتخزين ، ويمكنك تزيينها حسب رغبتك: لهذا ، تحتاج فقط إلى شراء فارغة خشبية في Ikea ، أو اطلب من شخص تعرفه أن يجعله شخصيًا لك.

الأدراج في خزانة الأدراج هذه عملية للغاية ومثالية لتخزين أصغر أجزاء الورق التي تضيع على الفور إلى الأبد. الآن هذا لن يحدث بعد الآن! إذا كنت تحب النسخة الخشبية اللاهوائية لخزانة ذات أدراج ، فسيكون ذلك مناسبًا أيضًا ، لا سيما في التصميمات الداخلية البسيطة.

7. صندوق البريد

حل أصلي للغاية ، مثالي لتخزين الحروف والبطاقات. ومع ذلك ، يمكنك الاختباء هناك والملاحظات الجميلة التي تريد أن تخفيها عن أعين المتطفلين ، ولكن في أي حال من الأحوال تخسر!

يتم وضع الصندوق بشكل أفضل على الحائط أو على الباب ، واختيار الأشكال اللونية الزاهية: وبهذه الطريقة ، ستحسن كل نظرة عليه من مزاجك. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك ترك رسائل للحيوانات الأليفة في المربع - الشيء الرئيسي هو ألا تنسى التحقق من ذلك ، وإلا فإن أحدهم سوف ينتظر إجابة مكتوبة على السؤال الذي ذهبت إليه الجوارب في اليوم الثالث. حسنًا ، في يوم عيد الحب ، يمكنك استخدام صندوق البريد للغرض المقصود منه!

8. مغلف الجيب

حل تخزين الورق العملي الذي يوفر مساحة. يمكن وضع هذه الجيوب على جانب الطاولة أو في المطبخ أو في الرواق وتخزين الأوراق هناك ، مع تقسيمها حسب الموضوع.

على سبيل المثال ، في مظروف في المطبخ ، يمكنك الاحتفاظ بإيصالات الطعام والملاحظات التي ترغب في شراء شيء ما ، وفي مظروف الغرفة ، يمكن أن تكون ملصقات بأرقام هواتف ، وفي المدخل توجد قطع من الورق على الأرض بشكل غير متوقع. بالرغم من ذلك. بعد أفكارنا ، من غير المرجح أن يحدث هذا ، أليس كذلك؟

نأمل ذلك. والآن ستكون أوراقك دائمًا في حالة ممتازة!

شاهد الفيديو: تنظيم الوثائق والأوراق المنزلية المهمة تنظيم البيت بمنظمات بسيطة (شهر اكتوبر 2020).

Pin
Send
Share
Send
Send