نصائح مفيدة

التخطيط والتنظيم الفعال ليوم العمل: الأساليب والقواعد والسبب في أهميتها

Pin
Send
Share
Send
Send


تذكر أكبر إخفاقاتك في الحياة. المشاجرات وسوء الفهم التي غيرت حياتك كلها في الاتجاه السلبي. الامتحانات الفاشلة ، والمقابلات الوظيفية ، وما إلى ذلك. أسباب مثل هذه الإخفاقات متشابهة ، كقاعدة عامة ، فهي نتيجة لسوء الإعداد والإجراءات الطائشة ، أدناه سننظر في كيفية إدارة كل شيء والتخطيط لليوم / الأسبوع.

ماذا سيحدث إذا توقف رياضي عن التدريب قبل شهر واحد من الألعاب الأولمبية - ستضعف المهارات وقوة العضلات بشكل كبير وسيأخذ أحد الأماكن الأخيرة. كما هو الحال في الرياضة ، في أي عمل تحتاج إلى تحضير جيد ، وبدون ذلك تقل فرص النجاح إلى حد كبير.

أحد العوامل الرئيسية في الإعداد هو التخطيط "القاعدة 6 ف": التخطيط الذي تم تنفيذه بشكل صحيح يمنع انخفاض الإنتاجية.

أدناه سوف أعطي 7 طرق لمواكبة التخطيط السليم لليوم ، الأسبوع.

ما هي قائمة المهام ل؟

أولاً ، دعونا نلقي نظرة على كيفية عمل عقولنا. لقد وجد أنه لا يمكننا أن نضع في رؤوسنا تحت السيطرة أكثر من 7 + -2 حالات أو أفكار مهمة. للتأكد من ذلك ، احسب عدد الدوائر التي تظهر في الصور:

التين. 1التين. 2التين. 3

التين. 4التين. 5

على الأرجح ، من أجل تحديد عدد الكائنات في الأشكال 1 و 3 و 4 ، يكفي إلقاء نظرة واحدة.

وبالنسبة للشكلين 2 و 5 ، لم تكن النظرة الواحدة كافية ، كان من الضروري النظر بشكل منفصل. كلما قل عدد الكائنات ، أصبح من الأسهل إدارتها. الحد الأقصى في الدماغ يأتي عندما يصبح المبلغ أكثر من 7 + -2.

الوضع مع الأفكار ، في الوقت نفسه في رأينا لا يمكننا تخزين أكثر من 7 + -2 المهام ، يتم نسيان الباقي.

تخطيط يوم العمل

في القرن الحادي والعشرين ، تسارع إيقاع الحياة بشكل ملحوظ واستمر في اكتساب الزخم. إذا كان الأمر مبكرًا ، ولكي تكون ناجحًا ، كان من الضروري تنفيذ قدر واحد من العمل ، ولكن الآن لتحقيق النجاح ، ما زال هناك الكثير مما يجب عمله. وبدأ الناس في مواجهة ضيق الوقت. إذا كنت تتابع كل المهام اليومية التي تلقي بها الحياة يوميًا ، فلا يوجد أي وقت على الإطلاق.

يعد تخطيط يوم العمل أداة لا تساعد فقط على استخدام وقت العمل بكفاءة ، ولكن أيضًا لتقليله. هذه ليست قائمة مهام عادية يجب إكمالها بترتيب صارم. التخطيط هو القدرة على اختيار ما يجب القيام به ولماذا ومتى.

هذا هو السبب في أن التخطيط الكفء لا يقوم فقط بتنظيم كل ما تفعله في يوم واحد ، ولكن أيضًا يحرر وقتك. بادئ ذي بدء ، تحتاج إلى أداء أهم الأشياء - هذه هي القاعدة الرئيسية لإدارة الوقت. من المفيد لكل شخص لديه وقت فراغ في العمل وليس لديه جدول زمني واضح لتوزيع وقته بشكل صحيح.

ماذا يشمل التخطيط؟

يشمل تخطيط وقت العمل:

  • تحديد الأولويات.
  • اختيار المهام الهامة.
  • ابحث عن أفضل الطرق لحلها.
  • ابحث عن عمل في وقت فراغك.

ترتيب الأولويات يساعدك على فهم ما يحتاج إلى اهتمام وما يمكن حله بمفرده ، وأي مشكلة تحتاج فقط إلى تجاهلها. لقد أصبح الوقت والمعلومات أكثر قيمة من ذي قبل ، والغضب مما لا ينتج عنه شيء لا معنى له.

اختيار المهام الهامة - تقريبا نفس وضع الأولويات ، فقط في إطار يوم عمل واحد. اخترت ما الذي سيحقق نتائج مهمة ، وما يجب القيام به على وجه السرعة ، وما الذي يمكن تأجيله.

إيجاد أفضل الطرق لحل المشكلات - نقطة مهمة جدا. عند التخطيط ، يجب أن تفكر ليس فقط في ما ستفعله ، ولكن أيضًا في كيفية القيام بذلك. من المهم ليس فقط توفير الوقت ، ولكن القيام بكل شيء بأسرع وقت ممكن وبكفاءة.

العمل مع وقت الفراغ ينبغي أن تدرج أيضا في خطة العمل. هل أنت حر ساعتين في اليوم يمكنك أن تنفقه على شيء ما؟ يمكنك قول ذلك للمدرب ، وسيحملك العمل ، أو يمكنك القيام بالتعليم الذاتي ، أو يمكنك بذل الجهود لتطوير مشروعك الخاص.

ما أهمية التخطيط ليوم العمل؟

كل من واجه من أي وقت مضى العمل الحر أو العمل التطوعي (مثل سيارة أجرة) يفهم أهمية ترتيب الأشياء خلال اليوم. لكن ، على سبيل المثال ، لا يعتبر معظم العاملين في المكاتب أنه من الضروري التخطيط ليوم عملهم.

في الواقع ، السبب الرئيسي للتخطيط ليوم عملك هو زيادة كفاءتك. إذا كنت تستمع إلى جسدك ، يمكنك أن تفهم أن بعض الأشياء تعطى لك بشكل أفضل في وقت واحد ، وبعضها - في مكان آخر. على سبيل المثال ، من الأسهل بالنسبة لك إجراء مكالمات إلى شركات أخرى بعد الغداء ، لأنك استيقظت بالفعل ولكنك لم تتعب بعد ، والعمل الرتيب أسرع في المساء ، لذلك من الأفضل تأجيل المعلومات إلى قاعدة البيانات حتى 5-6 ساعات.

يأخذ تخطيط يوم العمل في الاعتبار ليس فقط العناصر الأساسية لحل المشكلات ، ولكن أيضًا التفضيلات الشخصية لكل شخص. لم تتم إدارة الوقت من أجل فرض نفس القالب على العمل عالي الأداء على الجميع. يجب عليك تكييف مهامك مع خصائص جسمك.

يتيح لك تنظيم يوم عملك والتخطيط له القيام بالمزيد في وقت أقل ، مع ترك الوقت لما تحب.

الذي ينبغي أن يخطط يوم عملهم

يجب أن يكون الجميع قادرين على التخطيط ليوم عملهم. حتى تتمكن من توفير الوقت والعمل بشكل أكثر كفاءة. ولكن هناك 3 فئات من الأشخاص الذين يطلب منهم ببساطة المشاركة في التخطيط الشخصي.

لحسابهم الخاص. الموظف الأكثر انضباطا هو عمل حر. ليس لديه جدول زمني واضح ، لكن الموعد النهائي فقط يذكر أنه حان الوقت للجلوس للقيام بشيء ما. هذا هو السبب في أنه من المهم للغاية بالنسبة لأصحاب العمل الحر الذين يعملون مع العديد من العملاء أن يخططوا ليوم عملهم. غالبًا ما يظهر أن الطلبات الجديدة تظهر بفارق من يوم إلى يومين ، وإذا سحبت إلى آخر ، فقد لا يكون لديك وقت للعمل في مشروعين.

رجال الأعمال. هنا ، كل شيء هو نفسه تقريبا كما هو الحال في لحسابهم الخاص. خاصة إذا كان العمل عبر الإنترنت. من ناحية ، يمكنك الاسترخاء في المنزل عندما يعمل الموظفون لديك ، ولكن من ناحية أخرى ، سيكون هذا النهج حتميًا فاشلاً. في الغرب ، بين رجال الأعمال ، تزدهر عبادة مدمني العمل. إنهم يعتقدون أنه إذا كنت لا تعمل 60 ساعة في الأسبوع ، فأنت كسول وليس لديك ما تفعله في الأعمال التجارية.

قادة. لن يكون القائد دائمًا رجل أعمال. لا يجوز لصاحب الشركة القيام بدور نشط في شؤون شركته ، لكن مديرها يتحمل مسؤولية تشغيل الآلية بالكامل. لهذا السبب يجب على قادة الشركات المتوسطة والكبيرة استخدام وقتهم بفعالية ، لأن مستقبل الشركة على المدى الطويل يعتمد على قراراتهم. يعد التخطيط ليوم عمل أحد القادة هو الطريقة الأكثر فعالية لتوزيع وقتك بين المهام المهمة استراتيجياً.

طرق تخطيط يوم العمل

يمكن أن يكون هناك العديد من الطرق للتخطيط المناسب ليوم العمل. ولكن واحدة من الأكثر فعالية هو مصفوفة أيزنهاور. جوهرها هو على النحو التالي.

هناك 4 مربعات:

  1. المربع أ - الأمور العاجلة والهامة.
  2. مربع ب - المسائل غير الملحة والهامة.
  3. مربع C - المسائل العاجلة وغير مهم.
  4. مربع D - المسائل غير الملحة وغير المهمة.

المربع أ دائما تقريبا يجب أن تبقى فارغة. مع التخطيط السليم ، يجب تسوية جميع المسائل المهمة في المربع B وتنفيذها عند الاقتراب من A.

مربع ب - هذه أشياء مهمة لمساعدتك في تحقيق هدفك. يتضمن ذلك جميع المهام التي تحتاج إلى إكمالها خلال يوم عمل واحد.

مربع C يعني المسائل العاجلة وغير المهمة التي تحتاج إلى نقلها إلى أشخاص آخرين لتنفيذها. مثال حي على الأمور العاجلة ، ولكن غير المهمة ، هو استدعاء عميل محتمل. يمكن للموظف القيام بذلك ، عليك التركيز بشكل أفضل على أشياء أخرى.

مربع د يعني أن هناك أشياء غير ملحّة وغير مهمة لا تقربك من الهدف ولا تعطي مشاعر إيجابية وليست ضرورية من حيث المبدأ. هذا المربع يستحق تدوين جميع الأفكار عديمة الفائدة.

يتيح لك هذا الفصل بين الحالات حسب أهميتها وإلحاحها استيعاب ما تحتاج إلى الانتباه إليه خلال يوم العمل ، وما يمكنك نسيانه بأمان. تساعد المصفوفة ليس فقط في عمليات العمل ، ولكن أيضًا في الحياة اليومية. إذا كنت ترغب في تعلم اللغة الإنجليزية ، فهذا مثير للاهتمام لك وسيساعدك في حياتك المهنية - هذا هو المربع ب. ولكن إذا كنت تريد أن تتعلم الإسبانية فقط لمعرفة ذلك - فهذا D ، ويمكنك نسيانها بأمان.

قواعد التخطيط لساعات العمل

هناك عدة قواعد لكيفية إدارة يوم عملك بفعالية. للراحة ، نقسم اليوم إلى 3 أجزاء:

  • بداية يوم العمل.
  • سير العمل الرئيسي.
  • الانتهاء.

الصباح هو المرحلة الأكثر أهمية. بناءً على مقدار نومك ، وكيف نهضت وماذا فعلت ، فإن حالتك المزاجية وموقفك النفسي وأدائك يعتمدان.

تتضمن مبادئ صباح "صحيح" ما يلي:

  • موقف إيجابي. إذا استيقظت كل يوم معتقد أنك تكره وظيفتك ، فستقل الإنتاجية. حاول أن تبدأ الصباح بأفكار ممتعة.
  • حاول أن لا "البديل". هل لاحظت أنه بعد الاستيقاظ في الصباح ، ستحتاج إلى 30 إلى 40 دقيقة أخرى للوصول في النهاية إلى حواسك؟ هذا هو الوقت الذي لا يستحق إضاعة. مباشرة بعد الاستيقاظ ، استحم ، وصنع القهوة ، وبدلاً من نصف ساعة "في أي مكان" ، يمكنك تناول الإفطار في سلام.
  • إفطار غير مستعجل وطريقة للعمل. إن البدء بيوم واحد دون تسرع أمر مهم للغاية. عندما تكون في عجلة من أمرك ، فإن الجسم ينفق قوة وأعصاب إضافية يمكن أن تذهب إلى وظيفة أكثر إنتاجية. إذا كنت لا تستطيع تحمل وجبة إفطار شهية ورحلة على مهل - اذهب إلى الفراش لاحقًا واستيقظ مبكرًا.
  • المهام الرئيسية يميل معظم رجال الأعمال الناجحين إلى القول إن أهم المهام يجب معالجتها في الصباح. كما يقول المثل ، "إذا كنت تريد أن تكون في الوقت المناسب ، وتناول الضفدع لتناول الافطار." دور الضفدع هو أمر لا تريد القيام به على الإطلاق. افعل ذلك في الصباح ، والموقف الإيجابي بأن "الضفدع يؤكل" سيبقى طوال اليوم.

يتكون سير العمل الرئيسي من المهام التالية:

  • حل المهام العاجلة. من المهم أن تفهم أنه في حالة وقوع بعض الأعمال العاجلة عليك خلال يوم العمل ، فلن تحتاج إلى تحويل كل انتباهك إليها على وجه الحصر. تحتاج أولاً إلى فهم ما إذا كانت مهمة أم لا. إذا كانت مهمة ، فأنت بحاجة إلى المتابعة على الفور. إن لم يكن ، نقل المسؤولية عن تنفيذه إلى شخص آخر.
  • اتبع المواعيد النهائية. كل يوم يجب أن تحدد لنفسك التواريخ التقريبية التي يجب عليك التعامل مع حجم المهام بأكمله. من المهم أن لا يكون هذا "افعل كل شيء حتى الساعة 6 مساءً" ، ولكن "في الساعة 2:00 ظهراً - ابدأ بوضع خطة ، الساعة 15:00 - تحليل المؤشرات ، الساعة 16:00 - إعداد تقرير"
  • ترتيب مكان العمل. هذه نقطة ضمنية ولكنها مهمة للغاية. إذا كانت هناك فوضى على طاولتك ، فسوف تضيع عينيك باستمرار. وإذا كان هناك بعض المستندات الدخيلة في مكان العمل ، فيمكنك البدء في دراستها وفقدانها من 20 إلى 30 دقيقة.
  • لا تتبع النبضات. هذا هو الأكثر أهمية. هناك بعض المشغلات التي تجعلك تحول انتباهك من العمل إلى شيء أقل أهمية. اتصل بصديق عند تحليل خطة المبيعات؟ من الأفضل عدم القيام بذلك ، ثم ستفقد التركيز ويمكنك أن تفقد مزاجك في العمل بسهولة.
  • مجموعة روتينية. هذا مهم جدا إذا كنت بحاجة إلى إجراء 60 مكالمة هاتفية خلال اليوم ، فمن الأفضل تقسيمها إلى عدة مجموعات صغيرة ، من 10 إلى 15 مرة. بعد الاتصال ، يمكنك القيام بمهمة أخرى. من خلال التحول المستمر من النشاط الروتيني إلى النشاط القوي ، يمكنك القيام بالكثير.

يعتمد الانتهاء من يوم العمل على المبادئ التالية:

  • الانتهاء من الضروري. هناك مجموعة من الحالات التي تم تضمينها في المربع "المهم ، ولكن ليس عاجلاً". من الأفضل الانتهاء منها خلال يوم العمل ، والحفاظ دائمًا على المربع "المهم والعاجل".
  • تحقق النتائج مع الخطة. كل ما قمت به في يوم واحد ، تحتاج إلى مقارنة مع خطتك. إذا كنت قد بدأت للتو في التخطيط ليوم عملك ، فإن الانحرافات الصغيرة عن الخطة ستكون حسب ترتيب الأشياء. محاولة للحفاظ على أقل عدد ممكن.
  • ضع خطة في اليوم التالي. من الأفضل القيام بذلك في نهاية يوم العمل السابق. لذا ، فأنت تحافظ على روح العمل ، لكن من المهم وضع برنامج عمل حقيقي.

إذا كنت قائدا ، يجب أن تعمل عن كثب مع سكرتيرتك خلال يوم العمل.

تذكر أن هذه نصائح عامة. أنها لا تأخذ في الاعتبار الخصائص الفردية الخاصة بك. إذا كان الأمر أكثر ملاءمة لك للقيام بعمل عاجل أثناء النهار ، وليس في الصباح - فهذا حقك. إذا كنت تفضل فعل الشيء الكبير والصعب أخيرًا ، فهذا لا يؤثر على حالتك المزاجية في يوم واحد - اجعله آخر شيء.

يجب أن يكون تخطيط يوم العمل فرديًا.

الأخطاء الرئيسية في التخطيط ليوم العمل

على الرغم من أن ممارسة إدارة الوقت ثابتة في حياتنا ، فإن معظم الناس يرتكبون أخطاء نموذجية عندما يخططون ليوم عملهم. هنا عدد قليل منهم.

خطأ 1. تحديد الأولويات غير صحيح.

يخبرنا مصفوفة آيزنهاور أنه يجب علينا القيام بأشياء مهمة. لكن يمكن للعديد من الناس الخلط بين ما يهمهم بسهولة. المربع أ ، الذي يجب أن يظل خاليًا ، ومسؤولًا عن الأمور العاجلة والهامة ، غالباً ما يتم الخلط بينه وبين C ، حيث تتراكم المسائل غير المهمة التي تتطلب تدخلًا فوريًا.

من المهم أن تتذكر أنه يجب أن تنفق طاقتك بشكل حصري على ما هو مهم بالنسبة لك في وقت معين. يجب أن يكون العمل من أجل المستقبل عندما يمكن تأجيل الأمور وتخطيطها بشكل صحيح.

خطأ 2. الكثير من الوقت يقضي على تفاهات.

لشرح السبب ، أولاً وقبل كل شيء ، تحتاج إلى إنشاء "قاعدة" ، وعندها فقط الأشياء الصغيرة ، سنستخدم قانون Pareto. تقول أن 20 ٪ من الجهد يعطي 80 ٪ من النتيجة. أي أنك عندما تعمل على شيء مهم ، تنفق 20٪ من الجهد وتحقق 80٪ من النتيجة. عندما تعمل على أشياء صغيرة ، تحصل على نتيجة أقل 4 مرات ، وتنفق 4 مرات طاقة أكثر.

النظر في مثال صغير. تحتاج إلى تشغيل حملة إعلانية. إذا أنشأت 10 تصميمات ، وحددت كلمات رئيسية وعبارات لها ، وقمت بتشغيلها على مواقع معدة ، فسيكون هذا 20٪ من العمل ، مما يمنح 80٪ من النتيجة. ولكن إذا كنت تأخذ الوقت الكافي لتحرير الخطوط والصور ، واختيار العبارات وتحسينها ، والبحث عن منصات إضافية للإعلان ، ثم قضاء الكثير من الجهد. يجب القيام بكل هذا ، ولكن بعد بدء الحملة الإعلانية ، عندما تصل إلى النتيجة الأولى.

خطأ 3. ضيق الوقت للشؤون الشخصية.

يجب أن يكون لكل شخص حياة شخصية وحرية اختيار المهنة. إذا كان لديك الكثير لتفعله ولم تجد ساعة أو ساعتين لتذهب لهوايتك ، فهذا تخطيط سيء ليومك. يعد تخطيط وقت عملك مهمًا ليس فقط لأنه يتيح لك القيام بالمزيد. يمنحك الفرصة للقيام بالأشياء دون تسرع التي تريدها.

كيف تتعلم كيف تخطط ليومك؟

بسيط جدا: البدء في التخطيط لها!

العثور على أفضل خيار لتشكيل يومك نادرًا ما يكون ممكنًا لأي شخص على الفور. لماذا؟

  1. كل نوع من السمات والسمات الشخصية تتطلب نهجا خاصا. يعمل نظام الكتل بشكل أفضل مع المرئيات والرقمية - فهم يحبون الدقة القائمة على الوقت ، وغالبًا ما تختار أجهزة السمع أجهزة ضبط الوقت.
  2. أي عادة يستغرق وقتا طويلا لتقديم. لذلك ، هناك عيوب في التخطيط ، ورفض القوائم اليومية ، وعوائد جديدة ، والبحث عن حلول.
  3. فوائد الخطط ليست محسوسة على الفور. يأتي أولاً فهم كيفية التخطيط ليومك ، وعندها فقط يتحقق تأثير العمل المنجز.
  4. تعد الخيارات التكافلية مناسبة لشخص ما ، عندما يتم إنشاء "شخصية" فريدة من نوعها على أساس العديد من المخططات ، والأهم من ذلك كله هو تلبية احتياجات وأهداف الشخص.

من أجل الحوافز وكتجربة منهجية ، أقترح أن أرى مدى نجاح الناس في التخطيط ليومهم - على سبيل المثال A. Parabellum. لست متأكدًا من أن هذا هو خياره الدائم ، لكنه تحدث عن مثل هذا المخطط في اجتماع واحد بتنسيق "مقهى الأعمال".

التخطيط من بارابيلوم: مخطط انسيابي وأوريغامي

بنفسي ، دعوت أصول خطة المدرب الرائد لبلادنا "اوريغامي". هل لديه أي اسم رسمي - لا يمكنهم القول. لذلك ، دعها تبقى "اوريغامي": بوضوح ، بوضوح وتعكس جوهر الطريقة.

غالبًا ما يتحدث بارابيلوم عن تقنيتي التخطيط:

  • كتل - التنسيق ، العازلة ، التواصلية والاسترخاء ،
  • اوريغامي هي خطة يومية مدمجة لرجال الأعمال.

مخطط كتلة للتخطيط

في هذه الطريقة لا يوجد تحكم دقيق في الشؤون ، لكن هناك قائمة بالحالات في "الجسم" في كل فترة زمنية.

في المجموع ، يوصى باستخدام 4 كتل تجمع بين نفس الأشياء وما شابهها!

العازلة - العمل أو المنزل الروتينية. تلك المهام التي تظهر على قوائم المهام في كل وقت ، وفي الواقع ، تشكل اليوم بأكمله. من المستحيل السماح بـ "انتصارات" الكتل العازلة على البقية ، لذلك من المهم الحد منها: الوقت وحجم الشؤون.

كتلة واحدة لا تزيد عن 3-4 ساعات ، ومعدل الإشغال لكل - ما يصل إلى 60 ٪ من حجم مؤقت.

  • وجود جداول زمنية واضحة للتنفيذ.
  • أهم المهام حسب أي معيار.
  • أشياء صعبة عاطفيا.
  • أسئلة صغيرة.

مجموعات التركيز - التطوير والاستراتيجية. Это самые важные участки плана, так как именно они двигают нас вперед. Их не может и не должно быть много – хватает 2-3 в неделю. Ставить фокусные дела нужно только между буферными, чтобы уже была сосредоточенность на работе, структурное мышление и ориентированность на решение задач.

Важный нюанс – полная отдача поставленному делу. بدون انحرافات وتأثيرات خارجية.

من الناحية المثالية ، يمكنك قضاء هذا الوقت بمفردك - مع إيقاف تشغيل الرسل ، بدون هاتف وحتى بدون الإنترنت. في بيئة من العصف الذهني المعزول ، تولد أفضل الأفكار.

كتلة التواصل - جميع أنواع الاتصالات. هذه هي المكالمات والرسائل والاجتماعات والاجتماعات - جميع المهام الصغيرة التي تصرف انتباهنا إذا لم تجمعها في وحدة واحدة.

بالنسبة إلى الاتصالات ، من الأفضل قضاء بعض الوقت في الصباح والمساء - هذا هو الأكثر إنتاجية. كم لتخصيص؟ من الصعب القول ، لأنه يعتمد على كثافة وجودة الاتصالات - من نصف ساعة إلى نصف.

نصيحة لحسابهم الخاص الذين يحتاجون إلى رسل فوري. أنصحك بوضع وحدة الاتصالات في فواصل زمنية قصيرة لمدة نصف ساعة - حوالي 3-4 في اليوم. هذا يكفي لحل القضايا العاجلة.

الراحة أو التباطؤ - 4 كتلة. الآن أصبح من المألوف استخدام كلمة "تباطؤ". وهذا يعني أننا "الاندفاع السريع" ، "التفكير-التفكير" ، "اتخاذ القرار" ، ومن ثم مرة واحدة وخارج السباق.

يعد تخطيط وقت الراحة أمرًا ضروريًا وضروريًا ، لذلك يستحيل استبعاد هذه القطع من الخطة الأسبوعية.

كيف تخطط ليومك - مثال على مخطط كتلة ليوم عمل مكتب قياسي:

خطة اوريغامي من قبل A. Parabellum

ربما شخص آخر يستخدم مثل هذا المخطط. لكنني قابلتها مرة واحدة وفقط بتدريب أندريه بارابيلوم. بالنسبة لي ، هذا اختراق حقيقي للحياة من سلسلة "نصائح من الأشخاص الناجحين: كيف تخطط ليومك."

  1. يتم أخذ ورقة من A4 من أكثر الأوراق المكتبية العادية. ضاعفناها إلى نصفين. نحصل على كتل طبيعية في ربع - تنسيق A6.
  2. نعطي كل كتلة قائمة المهام الخاصة بها. يختلف الاختيار قليلاً عن المخطط السابق ، حيث يوجد المزيد من الأقسام لقوائم المهام.

من الملائم استخدام قوائم "call" و "write" و "buy" و "read" و "rest" وكذلك تنسيق الرسم التخطيطي القياسي للكتلة. اتضح رسم تخطيطي للكتل مع فك التشفير وأشياء إضافية لفترة تحرير بشكل غير متوقع

  1. نقوم بتنفيذ الأشياء وفقًا للمخطط التوضيحي للكتلة وتلك الإضافية من القائمة.

مثال: هل انتهت كتلة التخزين المؤقت قبل نصف ساعة من الموعد المقرر؟ نحن ننظر إلى قوائم الحالات الإضافية. نختار المهمة المثلى للحظة الحالية. مهم بشكل مثالي وفقًا لمصفوفة آيزنهاور. نحن نفعل ذلك. في الوقت المناسب ، انتقل إلى الكتلة التالية وفقًا للخطة.

هنا خياران حتى الآن. سوف يساعدونك على فهم كيفية البدء في التخطيط ليومك. من أين تبدأ. ولكن هناك العديد من الخيارات لإعداد روتينك اليومي. سأفرز كل منهم تدريجيا.

تخيل وضعا من الحياة

تستيقظ في الصباح وتذهب إلى العمل ، بالطريقة التي تتذكر بها:

متى أتيت إلى العمل:

الرأس ممتلئ بالفعل ، لكن لا يتوقف الوقت ، يمكن للعميل أو الشخص المقرب أو زميل الاتصال بك ، وقد يحدث موقف غير متوقع ، إلخ. ماذا يحدث في هذه الحالة؟ ننسى شيئا. إذا نسينا شراء الطعام من المتجر ، فلن يحدث بالطبع أي شيء سيئ ، لكن يمكنك أن تنسى الأمر الأكثر أهمية: لا تأتي إلى اجتماع مهم ، أو تأخذ دواءًا ، إلخ.

علاوة على ذلك ، كلما زاد عدد الأشياء التي لدينا في أذهاننا ، أصبحت قدراتنا التحليلية أسوأ ، لأن الطاقة تنفق على تذكر المعلومات.

فوائد دفتر الملاحظات

Notebook - يزيل جميع المشكلات الموضحة أعلاه ولديه المزايا التالية مقارنة بالعمل من الذاكرة:

1) الكتابة دائما أسرع من التذكر. على سبيل المثال ، يكون حرق الهاتف الخلوي أسرع بـ 10-100 مرة من التذكر. أيضا مع العمل.

2) توفير الطاقة. حتى لا ننسى الأهمية ، فإننا نتذكر غالبًا أن الطاقة تضيع عليها. الكمبيوتر المحمول يزيل هذه المشكلة.

3) دقة. ما هو مكتوب بالقلم لا يمكن قطعه بفأس. يمكن نسيان أي عمل تجاري ، على خلفية التعب ، والعواطف أو أشياء أخرى. ولكن إذا كتبت المهام ، فإن النسيان أكثر صعوبة بكثير.

يمكنك الاحتفاظ بقائمة من المهام على ورقة منتظمة ، المفكرة ، ولكن من الأفضل أن تكون دفتر ملاحظات ، لأنه يحتوي على تقويم. يمكن أن تكون قائمة المهام لهذا اليوم على جهاز كمبيوتر أو ورقة. الشيء الأكثر أهمية هو أن لديك هذا لأنه الأساس للتخطيط ، مثل الأساس في المنزل. إذا لم يكن للمنزل أساس ، فإن الحد الأقصى الذي يمكن بناؤه هو هيكل صغير من طابق واحد دون تدفئة من البلاستيك أو الخشب الرقائقي. أيضًا ، في التخطيط بدون قائمة مهام لليوم أو دفتر الملاحظات ، بالطبع ، يمكنك القيام به ، ولكن ستكون محدودة للغاية في الاحتمالات.

أهم شيء في قائمة المهام أو في دفتر الملاحظات هو قائمة المهام التي يجب القيام بها خلال اليوم. الجزء الثاني الأكثر أهمية هو التقويم ، حيث يمكنك رؤية المهام التي تحتاج إلى إكمالها في يوم معين. لذلك ، يفضل استخدام دفتر ملاحظات على قائمة عادية ، لأنه يوجد تقويم.

2 الطريقة: العمل مع قائمة المهام كل يوم

الشيء الأكثر أهمية عند العمل مع منظم الوقت أو دفتر الملاحظات هو العمل وفقًا لخطة تم وضعها مسبقًا. للقيام بذلك ، راجع بانتظام الكمبيوتر المحمول الخاص بك لمعرفة ما إذا كنت قد فعلت كل ما كنت تخطط لهذا اليوم. يمكنك عرض القائمة بعد الانتهاء من القضية الحالية. من المهم جدًا إضافة أمور مهمة لمنظمك يجب عليك القيام بها اليوم.

الطريقة 3: الكتابة الأولى ، ثم القيام به

إذا وصلت مهمة جديدة ولم تكن عاجلة ، فاكتبها أولاً في دفتر الملاحظات وتابع فقط عندما يتعلق الأمر بها. يبدو أن أي مهام جديدة مهمة للغاية وبدأنا في تنفيذ كل شيء: التحقق من البريد وإجراء المكالمات الهاتفية ، إلخ. ولكن بمجرد أن تبدأ في تدوين جميع الحالات الواردة في دفتر ملاحظاتك ، ستجد أن هناك المزيد المهام الهامة.

يتم التحكم في جميع حركات الجانب الأيمن من الجسم عن طريق نصف الكرة الأيسر من الدماغ ، وهو المسؤول عن المنطق. عندما نكتب مهمة جديدة بيدنا اليمنى ، نقوم بتنشيط نصف الكرة الأيسر من دماغنا ، المسؤول عن المنطق. تمكين المنطق عند التسجيل باليد اليمنى سيساعدنا في اتخاذ قرارات أفضل.

عند كتابة كل الأشياء الموجودة في الكمبيوتر الدفتري قبل بدء العمل ، يمكنك تنفيذ أهم المهام خلال اليوم وتكون قادرًا على تحمل المهام الثانوية التي تصرف انتباهك باستمرار.

4 الطريق. المهم الأول ، ثم المهام العاجلة

يجب تنفيذ جميع الشؤون المخططة وفقًا لأهميتها ، ثم بحلول وقت التنفيذ. بدءا من الأكثر أهمية والانتقال تدريجيا إلى أقل أهمية. اكتب الأشياء في خطتك لهذا اليوم حسب الأهمية ، ثم فرز حسب الضرورة وبدء العمل بأعلى أولوية.

على سبيل المثال ، اتصل بك صديق للدردشة. مكالمة هاتفية ، مسألة ملحة ، لأن الهاتف يرن الآن ، ولكن قد لا يكون مهمًا. إذا كانت لديك مهام أكثر أهمية ، على سبيل المثال ، لإعداد تقرير عن العمل ، فمن الأفضل أن تقوم أولاً بجميع المهام الأكثر أهمية ، وخاصة التقرير ، ثم ، إذا كان لديك الوقت ، اتصل مرة أخرى والتحدث مع صديق. ولكن ليس بالعكس ، خلاف ذلك ، بسبب مكالمة ضئيلة ، قد لا يكون لديك الوقت للقيام بشيء أكثر أهمية.

أهمية الأولوية إلحاح. يجب ألا تؤخذ الشؤون العاجلة إلا إذا كنت تسيطر على الموقف وتثق في أنك ستكون في الوقت المناسب أكثر وأكثر أهمية.

5 طريقة: منظم الإلكترونية

هناك عدد كبير من أجهزة الكمبيوتر المحمولة الإلكترونية. اليوميات الإلكترونية لها مزايا لا يمكن إنكارها على الورق:

توفير الوقت. في يوميات إلكترونية ، لا تحتاج إلى إعادة كتابة المهام من اليوم الأخير إلى اليوم الحالي ، ويمكنك أيضًا العمل معها على جهاز كمبيوتر أو هاتف أو جهاز لوحي ، مزامنة البيانات على جميع الأجهزة.

المجلدات والسرعة: في مذكرات إلكترونية ، يمكنك بسرعة نسخ كمية كبيرة من المعلومات لمزيد من العمل. على سبيل المثال: تريد خبز فطيرة موز في المساء وتحتاج إلى تدوين المكونات اللازمة مقدمًا قبل الذهاب إلى المتجر. إذا كان لديك منظم إلكتروني ، فيمكنك بسرعة نسخ الوصفة بالكامل من الإنترنت إلى اليوميات ، في غضون ثوانٍ حرفيًا. في الوقت نفسه ، لكتابة المكونات اليدوية فقط على قطعة من الورق ، ستحتاج إلى وقت أكثر من الوصفة بالكامل في شكل إلكتروني. وفي المتجر ، سيكون يكفي تضمين يوميات على الهاتف لفهم ما يمكن شراؤه بسرعة.

الراحة. من غير المألوف استخدام دفتر ملاحظات عادي في النقل ، ومتجر ، في إجازة ، في هذه الأماكن ، يصعب عليك تدوين الملاحظات ومشاهدتها لأن مذكرات الورق كبيرة وتحتاج إلى يدان لفتحه. لكن دفتر الملاحظات الإلكتروني الموجود على الهاتف سيكون دائمًا معك أينما كنت: النقل ، التسوق ، الشارع. يمكنك التسجيل بسرعة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ومن ثم مزامنة بحيث تظهر هذه الملاحظات على هاتفك في ثوان.

بين المنظمين الإلكترونيين ، أوصي الجميع دائمًا بالمزامنة المجانية مع جهاز كمبيوتر أو نظيرتنا الروسية الأكثر تقدماً في Leadertask ، لكن المزامنة تُدفع مقابل ذلك.

6 طريقة: خطط في اليوم التالي في المساء

قم بوضع خطة عمل في اليوم التالي مقدمًا ، وأفضل وقت هو نهاية يوم العمل قبل العودة إلى المنزل. سيساعدك هذا الإجراء البسيط على النوم بشكل أفضل ، لأن غالبًا ما يكون سبب الأرق هو أننا في المساء نتذكر ذكرى جميع الأشياء المهمة التي يتعين علينا القيام بها غدًا حتى لا ننساهم في الصباح. وهذه الأفكار بالتحديد هي التي تمنعنا من الاسترخاء والنوم بهدوء ، ولكن إذا كتبت كل خططك ، فإنك ستضمن ليس فقط نومًا هادئًا ، ولكن أيضًا في المساء.

بالإضافة إلى ذلك ، عندما تضع خطة مقدمًا ، سيعمل عقلك الباطن دائمًا طوال الليل على أفضل طريقة للقيام بما هو مخطط له. يمكن أن يأتي حل المشكلات المعقدة إليك في وجبة الإفطار أو في الطريق إلى العمل أو حتى في منتصف الليل. في الصباح تأتي الأفكار الجديدة غالبًا وستستخدم هذا الوقت لتحقيق أقصى فائدة ، ما عليك سوى كتابة قائمة مهام في اليوم التالي مقدمًا.

بالمناسبة ، إذا كانت لديك أسئلة تريد الحصول على إجابة عليها ، فقبل أن تغفو وتغمض عينيك ، اسألها لنفسك ، ويفضل أن يكون ذلك بصوت عالٍ وتغفو على الفور. وفي الصباح ، استعد لكتابة جميع الأفكار التي قد تظهر فورًا عند الاستيقاظ أو في وقت لاحق.

الطريقة 7: تخطيط المهام المعقدة لذروة نشاطك

قم بوضع خطة لهذا اليوم بحيث يقع العمل الذي يتطلب تكاليف طاقة كبيرة في ذروة نشاطك ، عندما يكون لديك الكثير من القوة وأنت منتجة قدر الإمكان. كقاعدة ، تبدأ ذروة النشاط في الصباح ، لأنه بعد النوم لديك قوة كبيرة ورأس جديد ، لكن يحدث أن تحدث ذروة النشاط في ساعات النهار وحتى المساء.

المهن الأكثر كثافة في استخدام الطاقة هي الأشياء التي لا توجد بها موهبة. كقاعدة عامة ، هذه هي تلك الفئات التي لا تريد أن تفعل أكثر من غيرها. في إدارة الوقت ، تسمى هذه الأشياء بالضفادع ، لأنه من غير الجيد بدء هذه المهام. هناك قاعدة في إدارة الوقت - ابدأ اليوم بالضفدع، أي من عمل غير سارة. ستسمح لك هذه القاعدة بالعمل بشكل أكثر كفاءة ، لأنه عادة ما تكون هناك حاجة إلى معظم القوى في الصباح ، وهذه القوى مهمة للغاية للقيام بالعمل الأكثر سوءًا.

اسمحوا لي أن أقدم لكم مثالاً من حياتي ، فأنا لدي عقلية تقنية ، لذا فإن العلوم الدقيقة مثل: الفيزياء والرياضيات سهلة بالنسبة لي ، ولكن مع المواضيع الإنسانية يكون الأمر أكثر صعوبة ، لذلك عندما كنت في المدرسة ، كنت كثيرًا ما أكون مستعدًا للتحكم باللغة الإنجليزية في الصباح. استيقظت قبل المدرسة بساعة أو ساعتين وتعلمت الإنجليزية في الصباح كانت لدي طاقة كبيرة ، لذا كان من الأسهل بالنسبة لي القيام بالمهمة الصعبة التي كانت لديّ أقل المواهب. لقد تجاوزت نتائج الإعداد كل توقعاتي ، حصلت على درجة ممتازة أو جيدة في موضوع لم يعجبني.

قم بالتخطيط لأكثر المهام غير السارة في ذروة النشاط ، على سبيل المثال ، في الصباح ، وسوف ترى كيف ستعمل أكثر وستزداد فعاليتك الشخصية.

شاهد الفيديو: إليك 5 نصائح إدارية رائعة من وارين بافيت ! (شهر اكتوبر 2020).

Pin
Send
Share
Send
Send